Sumário
O Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade Social estabelece, por meio desta Política de Uso e de Privacidade (“Política”), os termos e condições para a utilização de seu Sistema on-line de Indicadores Ethos (“Sistema on-line”), visando proporcionar a melhor experiência de uso e definir as responsabilidades do Instituto Ethos e dos Usuários.
1. Sobre o Sistema On-line de Indicadores Ethos
1.1. O Sistema é oferecido a qualquer organização interessada em aplicar os Indicadores Ethos nele disponíveis, mediante a aceitação desta Política, indispensável para o seu uso.
1.2. Os Indicadores Ethos são uma ferramenta de gestão que visa Assinatura Termo de Posse Comitê de Ética apoiar as empresas na incorporação da sustentabilidade e responsabilidade social empresarial em suas estratégias de negócio, de modo que a empresa venha a ter uma gestão sustentável e responsável.
2. Natureza e Eficácia da Política
2.1. Ao acessar e realizar o cadastro no Sistema o Usuário manifesta a sua concordância com esta Política, que fixa as regras e procedimentos a serem observados no seu uso. Caso o Usuário não concorde com as regras aqui previstas, não deverá acessar o Sistema, uma vez que o atendimento a elas é condição essencial para que o Instituto Ethos possa prestar os Serviços.
2.2. O Usuário declara ter capacidade jurídica para a prática dos atos civis, especialmente para anuir com a presente Política, isto é, ser maior de 18 (dezoito) anos ou emancipado, além de não se enquadrar em nenhuma das causas incapacitantes previstas na lei civil, nem a curatela determinada pelo Poder Judiciário.
2.2.1. Caso o Usuário seja menor de 18 (dezoito) anos, por exemplo, um estagiário ou menor aprendiz da Organização, deverá pedir pelo menos a 1 (um) dos seus pais ou responsável legal que leia esta Política. O responsável deve estar ciente de que caso não concorde com esta Política, não deverá haver a utilização do Sistema pelo menor, sob pena de se considerar uma anuência tácita.
2.3. Esta Política poderá ser alterada a qualquer momento, sem a necessidade de autorização prévia do Usuário ou da Organização, cabendo ao Instituto Ethos apenas notificá-los a respeito das modificações realizadas. Tais alterações entrarão em vigor imediatamente após a publicação da versão atualizada desta Política pelo Instituto Ethos em seus ambientes institucionais, por isso, cabe ao Usuário e às Organizações verificarem periodicamente a ocorrência de atualizações no seu conteúdo.
3. Definições Importantes
3.1. Para todos os efeitos, especialmente de interpretação desta Política, as expressões abaixo indicadas deverão ser entendidas com base nas seguintes definições:
- Associados ao Ethos: empresas ou entidades empresariais associadas ao Instituto Ethos, signatárias do Termo de Associação.
- Controlador de dados pessoais ou Controlador: como pessoa física ou jurídica a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
- Dado Pessoal: como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, a exemplo de: nome, pronome, RG, CPF, endereço, estado civil, profissão, números de telefone etc. Desta forma, dados anonimizados e dados referentes a pessoas jurídicas não serão considerados dados pessoais.
- Dado pessoal sensível: como qualquer dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
- Encarregado de Proteção de Dados: pessoa indicada pelo Controlador e Operador para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os Titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
- Guia Temático: Questionários com aprofundamentos de assuntos específicos dos indicadores Ethos para Negócios Sustentáveis e Responsáveis, utilizados para monitoramento de compromissos e pactos empresariais do Instituto Ethos e seus parceiros.
- Indicadores Ethos: Os Indicadores Ethos são uma ferramenta de autodiagnóstico e gestão criada pelo Instituto Ethos, com o objetivo de auxiliar Organizações na avaliação, aprimoramento e comunicação de suas práticas de sustentabilidade e responsabilidade socioambiental.
- Operador de dados pessoais ou Operador: como pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento dos dados pessoais em nome do Controlador.
- Organização: como a pessoa jurídica que se cadastrou no Sistema (empresa, entidade esportiva, ou outra).
- Serviços: Serviços associados ao uso do Sistema.
- Sistema On-line dos Indicadores do Instituto Ethos (“Sistema” ou “Sistema on-line”): disponível através da URLs indicadoresethos.ethos.org.br, corresponde à solução online para emissão de relatório de diagnóstico, planejamento de metas e ações a partir do relatório, relato de sustentabilidade, cadeia de valor, entre outras funcionalidades.
- Titular de Dados Pessoais: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.
- Usuário: como pessoa natural cadastrada, vinculada a uma Organização que utiliza o Sistema para responder o questionário que servirá de base para a emissão do relatório final de diagnóstico.
- Usuário Responsável: Usuário responsável pela gestão das solicitações de acesso à Organização e administração do uso do Sistema pelos Usuários Respondentes.
- Usuário Respondente: Usuário com restrições no uso do Sistema, incumbido de responder os questionários autorizados pelo Usuário Responsável.
4. Login
4.1. Os Usuários terão acesso ao Sistema por meio de suas contas, cujo login e senha são individuais e intransferíveis. A responsabilidade da segurança e uso das credenciais de acesso são exclusivas do Usuário, não devendo este cedê-las ou disponibilizá-las a terceiros, estando o Instituto Ethos completamente isento do dever de reparar eventuais danos em decorrência de tal situação.
5. Cadastro
5.1. O primeiro acesso ao Sistema deverá ser realizado por meio do link www.ethos.org.br/indicadoresethos, selecionado a opção “Cadastre-se agora”
5.2. Após a realização do cadastro, será enviado um e-mail de ativação para o endereço eletrônico informado. Caso o e-mail de ativação não seja recebido em até 5 (cinco) minutos, o Usuário deverá verificar as caixas de spam e/ou lixo eletrônico, uma vez que a mensagem pode ter sido redirecionada para essas pastas.
5.3. Se o e-mail informado já estiver cadastrado no Sistema, o Usuário deverá acessar a seção “Minha Conta”, informando seu e-mail e senha cadastrados. Em caso de esquecimento de senha, o Usuário poderá selecionar a opção “Esqueci minha senha” e aguardar o envio do e-mail com as instruções para a geração de nova senha.
5.4. Ao realizar o cadastro, o Usuário compromete-se a fornecer informações corretas, completas e atualizadas, responsabilizando-se por quaisquer imprecisões, omissões ou falsidades nos dados fornecidos.
5.5. Vinculação a uma Organização. No primeiro acesso ao Sistema, o Usuário deverá vincular-se a uma Organização, selecionando uma das seguintes opções:
- Cadastrar uma nova organização;
- Tornar-se usuário de uma organização já cadastrada;
- Vincular-se como consultor externo a uma organização já cadastrada.
5.5.1. Nos casos de solicitação para cadastro de nova organização ou para tornar-se usuário de uma organização já cadastrada, a equipe dos Indicadores Ethos analisará o pedido e realizará a liberação de acesso no prazo de até 2 (dois) dias úteis.
5.5.2. Para os casos de vinculação de consultor externo, a solicitação será encaminhada ao Usuário Responsável da Organização correspondente, que terá a prerrogativa de autorizar ou negar o vínculo.
5.6. Cadastro de Nova Organização. Para cadastrar uma nova Organização, é necessário preencher o formulário “Cadastro de uma nova empresa” com dados da empresa, a exemplo de CNPJ, razão social, nome fantasia, CNAE principal, telefone, entre outros, bem como autorizar ou não o Instituto Ethos a divulgar em suas comunicações que a Organização responde os Indicadores Ethos.
5.7. Ao fim do cadastro, é necessário informar a modalidade de uso da Organização:
- Minha organização é associada ao Instituto Ethos;
- Quero associar minha organização ao Instituto Ethos;
- Quero fazer adesão a um programa de cadeia de valor; ou
- Sou signatária de um compromisso ou pacto do Instituto Ethos.
5.8. A solicitação de cadastro da Organização será encaminhada à equipe dos Indicadores Ethos para análise da permissão e funcionalidades do Sistema.
5.8.1. Caso a Organização seja Associada ao Instituto Ethos, o acesso às funcionalidades será liberado automaticamente.
5.9. Caso se oponha à publicação do nome e página web da Organização na lista de empresas que usam os Indicadores Ethos ou o Rating Integra, o Usuário deve manifestar-se contrário a essa divulgação, por meio do próprio Sistema, no momento de cadastro, na atualização de dados cadastrais ou posteriormente, por meio dos canais de atendimento disponibilizados pelo Instituto Ethos.
6. Perfis de Usuário: Usuário Responsável
6.1. O perfil Usuário Responsável é aquele que possui poderes para realizar o cadastro da Organização no Sistema, administrando os dados e gerenciando as permissões de acesso.
6.2. Compete ao Usuário Responsável:
- Realizar a seleção e configuração do questionário a ser respondido pelos Usuários Respondentes;
- Delegar e autorizar o acesso de Usuários Respondentes através do campo “Requisições de Acesso”, localizado no Painel Principal;
- Responder e revisar as respostas dos questionários;
- Liberar as respostas.
6.3. O Usuário Responsável deve selecionar o questionário que deseja responder e clicar na opção “Configurar o Questionário” para escolher uma das pré-formatações disponíveis ou personalizar o questionário de acordo com os indicadores de preferência.
6.4. Uma vez realizada a liberação das respostas, não será possível editar o seu conteúdo. O Sistema irá confirmar o fim do preenchimento, após o qual será disponibilizado um relatório de diagnóstico da Organização.
7. Perfis de Usuário: Usuário Respondente
7.1. O perfil de Usuário Respondente corresponde ao Usuário indicado pelo Usuário Responsável para responder parte do questionário.
7.2. As informações inseridas no sistema pelo Usuário Respondente são tratadas como confidenciais e acessadas pelo Usuário Responsável para fins
de revisão e liberação. Os desempenhos individuais da Organização não são divulgados, apenas os dados agregados.
8. Modalidades de Uso
8.1. Para fins de aplicação dos Indicadores Ethos, são definidas as seguintes formas de uso:
- Ilimitado Individual. Destinado exclusivamente a empresas ou entidades empresariais ao Instituto Ethos. Mais informações sobre a associação ao Instituto Ethos podem ser encontradas aqui.
Essa modalidade proporciona acesso ilimitado ao Sistema on-line para o autodiagnóstico, a gestão das metas de sustentabilidade, o relato de suas ações para seus públicos, entre todas as demais funcionalidades oferecidas. Os Usuários dessa modalidade recebem apoio remoto do Instituto Ethos para a aplicação e podem participar das oficinas sobre a ferramenta que são promovidas pelo Instituto Ethos e parceiros (quando aplicável), observada a agenda prédefinida e disponibilizada pelos canais de comunicação. As empresas participantes podem ser escolhidas para participar do Banco de Boas Práticas e ter seu nome e página web divulgados na lista de empresas que usam a ferramenta. Também têm o direito de usar o banner “Eu uso os Indicadores Ethos” com link para o site do Ethos
- Ilimitado para Associações, Cadeias de Valor e Grupos Empresariais. Modalidade voltada para empresas que aderirem ao Programa de Desenvolvimento da Sustentabilidade na Cadeia de Valor, realizado pelo Instituto Ethos e seus parceiros.
Esse uso permite acesso ilimitado ao Sistema on-line para o autodiagnóstico, a gestão das metas de sustentabilidade, o relato de suas ações para seus públicos, entre todas as demais funcionalidades oferecidas. Possibilita também a participação integral em outras atividades do programa. Mais detalhes sobre a iniciativa podem ser encontrados aqui.
- Limitado. Trata-se da disponibilização do uso do Sistema on-line de forma limitada, disponibilizando apenas a funcionalidade de autodiagnóstico, com a emissão das notas de desempenho individuais, sem apresentação dos comparativos e com restrições de uso dos demais recursos e funcionalidades do Sistema on-line. Essa modalidade de uso é oferecida a organizações não associadas ao Instituto Ethos que desejam realizar o diagnóstico de sua gestão, sem necessariamente estabelecer uma relação de signatária dos pactos e compromissos desenvolvidos pelo Instituto Ethos e seus parceiros. O Usuário deve estar ciente de que, ao utilizar essa modalidade, algumas das funcionalidades do Sistema não estarão disponíveis.
8.2. Organizações da sociedade civil também podem utilizar o Sistema online mediante autorização do Instituto Ethos, estando ciente de que os indicadores disponibilizados foram desenvolvidos especificamente para o segmento empresarial, e podem não abranger o escopo de atuação do terceiro setor de forma integral.
8.2.1. A vigência desta modalidade de uso é definida pelo Instituto Ethos podendo ter sua permissão ser revogada a qualquer momento.
9. Questionários
9.1. O Sistema disponibiliza um questionário principal às Organizações, denominado “Meus Indicadores”. Ele é estruturado com base em três dimensões principais: dimensão ambiental, dimensão social e dimensão de governança.
9.1.1. O questionário principal pode ser complementado por Guias Temáticos, que oferecem um aprofundamento em temas específicos de relevância para a Organização, conforme sua área de atuação ou interesse estratégico.
9.2. Prazo de preenchimento dos questionários. Todos os questionários disponibilizados no Sistema dos indicadores Ethos possuem prazo de início e de encerramento. No processo de preenchimento dos Indicadores Ethos as Organizações terão tempo hábil para responder todos os questionários disponibilizados, para que possam revisar as respostas com cuidado e com antecedência, garantindo que todas as informações sejam devidamente registradas na plataforma dos Indicadores Ethos.
10. Responsabilidades do Usuário
10.1. O Usuário compromete-se a utilizar o Sistema e seus Serviços de forma ética, legal adequada e diligente, sem violar os direitos de terceiros ou comprometer a segurança, não o utilizando com objetivos ou meios para a
prática de atos ilícitos, proibidos pela lei e pelos presentes termos de uso, lesivos aos direitos e interesses de terceiros, ou que, de qualquer forma, possa danificar, inutilizar, sobrecarregar ou deteriorar o Sistema, bem como zelando também pelos equipamentos de informática de outros Usuários ou de outros internautas (hardware e software) assim como os documentos, arquivos e conteúdo.
10.2. O Usuário é responsável pela segurança e sigilo de seu e-mail e senha de acesso ao Sistema, responsabilizando-se integralmente pelo uso que deles seja feito, mantendo os dados em sigilo e se comprometendo-se a notificar o Instituto Ethos imediatamente a respeito de qualquer em caso de uso ou acesso não autorizado de sua conta, bem como o acesso não autorizado por terceiros à mesma. O Instituto Ethos não se responsabiliza por qualquer perda ou dano resultantes de falhas no cumprimento dessas obrigações de segurança pelo Usuário.
10.3. O Usuário deve agir de forma a coibir o acesso não autorizado ou utilização dos serviços, notificando imediatamente o Instituto Ethos diante de qualquer acesso não autorizado, violação de segurança, uso indevido da conta ou qualquer outro incidente com o Sistema.
É responsabilidade do Usuário adotar as medidas necessárias para acessar o Sistema. A impossibilidade de acessar o Sistema por motivos de ordem técnica dos computadores ou terminais (smartphones, tablets etc.), eventuais falhas de conexão com a internet ou outros fatores que impossibilitem a transferência de dados externos são de responsabilidade exclusiva do Usuário. Não há garantias de que o Sistema funcionará em qualquer equipamento ou dispositivo, cabendo ao Usuário utilizar equipamentos e dispositivos apropriados e necessários para acessá-lo.
10.5. Cabe ao Usuário informar corretamente os dados exigidos para o cadastro, prestando apenas informações verdadeiras. O Usuário responderá por imprecisões ou falsidades dessas informações, incluindo, mas não se limitando à possibilidade de exclusão do Sistema.
10.6. O Usuário deve ter autorização expressa da Organização para aplicar os Indicadores Ethos ou o Rating Integra em seu nome.
10.7. O Usuário deve manter sigilo sobre informações sensíveis e confidenciais relacionadas ao uso do Sistema e evitar seu compartilhamento, responsabilizando-se pelos prejuízos a que der causa, perante o Instituto Ethos e terceiros prejudicados.
10.8. O Usuário está ciente de que o uso do Sistema será suspenso em caso de desassociação, inadimplemento ou não renovação do termo de adesão do Programa de Desenvolvimento da Sustentabilidade na Cadeia de Valor. No caso do uso por Organizações não associadas ao Instituto Ethos, é reservado o direito ao Instituto Ethos de suspender a permissão de uso, caso a modalidade Uso Limitado deixe de ser vigente.
11. Responsabilidades do Instituto Ethos:
11.1. O Instituto Ethos responsabiliza-se por:
- Verificar se a Organização cadastrada no Sistema está ativa no site da receita federal, com a finalidade de manter o banco de dados apenas com organizações reais.
- Aprovar ou recusar o cadastro das Organizações que solicitam o acesso ao Sistema on-line.
- Oferecer suporte remoto sobre o uso do Sistema on-line em horários pré-estabelecidos e divulgados no site do Instituto Ethos aos Associados ao Ethos.
- Oferecer oficinas ou webinars para orientação de uso do Sistema, em agenda pré-definida e comunicada por seus canais de comunicação.
- Garantir a confidencialidade e proteção de dados cadastrais dos Usuários, incluindo seus desempenhos obtidos na aplicação dos indicadores no Sistema e documentos que venham a ser submetidos no Sistema online na etapa de verificação (disponível para alguns questionários).
- Divulgar critérios para seleção de relatos de práticas para constar no Banco de Práticas.
- Divulgar nome e página web da empresa usuária na lista pública de empresas que usam os Indicadores Ethos, mediante consentimento prévio.
- Fornecer o banner “Eu uso os Indicadores Ethos” com link para o site do Ethos, com orientações para sua aplicação.
12. Limites de Responsabilidade Instituto Ethos
12.1. O Instituto Ethos cumprirá todas as normas jurídicas inerentes ao tratamento correto dos dados pessoais, na forma da lei (especialmente da Lei 13.709/18 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e da forma descrita nesta Política.
12.2. Apesar de se utilizar de diversas medidas de segurança da informação, não são prestadas garantias contra acessos indevidos ou outras condutas de terceiros que subvertam os sistemas de segurança para acessar as informações do Usuário ou outros dados, incluindo dados pessoais de titulares que tenham sido incluídos pelos Usuários no Sistema.
12.3. O Sistema poderá estar sujeito a interferências, mau funcionamento e/ou atrasos inerentes ao uso da internet e de comunicações eletrônicas, e o Usuário declara que tem conhecimento desses riscos, bem como que esses fatores poderão afetar de algum modo sua utilização, sem que lhe seja devida qualquer indenização por eventuais prejuízos, de qualquer natureza, que venha a sofrer, a exemplo de, mas não se limitando a: danos materiais, lucros cessantes, perda de uma chance, danos morais etc.
12.4. O Instituto Ethos não poderá ser responsabilizado:
- pela perda da qualidade da conexão do Usuário quando da utilização do Sistema ou pela impossibilidade de utilização do serviço em razão da incompatibilidade técnica dos dispositivos utilizados pelo Usuário;
- erros, falhas ou imprecisões no Sistema;
- qualquer acesso ou uso não autorizado do Sistema;
- qualquer interrupção ou cessação do Sistema;
- vírus ou códigos maliciosos transmitidos por qualquer terceiro para o serviço ou por meio dele;
- qualquer acesso indevido à conta do Usuário por ações maliciosas de terceiros ou compartilhamento de senhas; e
- ações indevidas decorrentes do mau uso do Sistema pelo usuário, incluindo, mas sem se limitar à vinculação errônea a determinada Organização.
13. Propriedade Intelectual
13.1. Sem prejuízo dos direitos expressamente concedidos nesta Política, são reservados ao Instituto Ethos todos os direitos, títulos e interesses relativos ao Sistema on-line, incluindo todos os direitos de propriedade intelectual incidentes sobre os produtos e serviços. A concessão de uso do Sistema não transfere nenhum direito de propriedade relativo ao produto e Serviços aqui estabelecidos.
13.2. É vedado ao Usuário criar trabalhos baseados no Sistema, copiar o conteúdo e/ou o layout do Sistema, ou mesmo reproduzir qualquer parte ou conteúdo das suas páginas, para quaisquer fins, ainda que não econômicos; bem como utilizar esses elementos a ele associados, como nome empresarial, marca, domínio, código-fonte, entre outros para propósitos diversos à sua utilização (inclusive medidas de engenharia reversa) sem autorização prévia e expressa do Instituto Ethos.
14. Confidencialidade dos Dados e Privacidade
14.1. O Instituto Ethos compromete-se a realizar o tratamento de dados pessoais do Usuário em respeito às Leis 13.709/2018 (“Lei Geral de Proteção de Dados” ou “LGPD”) e 12.965/2014 (“Marco Civil da Internet”), e às demais leis brasileiras relacionadas à proteção dos dados pessoais.
14.2. Atuação do Instituto Ethos como Operador de Dados. O Instituto Ethos atua como Operador de dados pessoais nos casos em que a decisão sobre o tratamento dos dados é realizada pela Organização. Isso ocorre em relação aos dados obtidos a partir dos questionários de Indicadores, quando a Organização configura o tipo de questionário a ser aplicado, a quantidade de Indicadores que deseja monitorar e a configuração dos Usuários respondentes.
14.3. O relatório fornecido à Organização ao final da aplicação dos indicadores Ethos através do Sistema apenas contém dados agregados, anonimizados. Os dados das respostas individuais fornecidas são confidenciais e não são divulgados à Organização.
14.4. Atuação do Instituto Ethos como Controlador. Em outras situações, o Instituto Ethos atua como Controlador, é o caso da coleta e tratamento dos dados pessoais por decisão exclusiva do Instituto Ethos, e não da Organização. Por exemplo, é o que ocorre diante do tratamento dos dados pessoais compartilhados pelo Usuário ao utilizar o Canal de Suporte ou o chatbot Fale Conosco.
14.5. Finalidades e Bases Legais de Tratamento dos Dados. Os dados pessoais coletados serão utilizados unicamente para as finalidades declaradas no momento da coleta ou, de forma anonimizada, para a elaboração de estatísticas institucionais. Os dados não serão compartilhados com terceiros, exceto para as circunstâncias descritas expressamente nesta Política de Uso e de Privacidade. O Instituto Ethos, de maneira geral, coleta os dados pessoais fornecidos diretamente pelo Titular, por exemplo, quando utiliza o Canal de Suporte ou o chatbot Fale Conosco.
14.5.1. Durante o processo de cadastro do Usuário no Sistema, o Titular fornece os seus dados diretamente ao Instituto Ethos para as finalidades de viabilizar a autenticação e a disponibilização de acesso ao Sistema, bem como a ativação do cadastro através de envio de link por e-mail.
14.5.2. No processo de cadastro de uma Organização, por outro lado, exceto pelo nome do Presidente, coletado para fins de identificação do responsável legal, não são coletados dados pessoais, mas apenas dados organizacionais, como CNPJ, razão social, natureza jurídica, telefone, entre outros.
14.6. A Organização à qual o Usuário é vinculado não terá acesso às respostas individuais de outras Organizações. Ao preencher os questionários, o Usuário fica ciente e manifesta concordância de que as respostas serão coletadas e utilizadas exclusivamente para fins estatísticos institucionais, com a elaboração de relatórios de diagnóstico com comparativos com a nota média de Organizações que também aplicaram.
14.6.1. O Usuário Responsável tem acesso às respostas que os Usuários Respondentes imputaram aos questionários no Sistema para fins de revisão e liberação. Na aba “Requisição de Acesso”, o Usuário Responsável da Organização consegue autorizar os Usuários Respondentes a inserirem respostas no questionário.
14.7. Os dados de e-mail podem ser utilizados pelo Instituto Ethos para informar o Usuário sobre novas atividades do Instituto Ethos. Todos os comunicados e convites enviados por e-mail têm um link a partir do qual é possível fazer o cancelamento de futuros envios. Se o Usuário em algum momento não quiser mais receber informativos e/ou convites basta utilizar os links de opt-out (desinscrição) previstos nos e-mails enviados.
14.8. Também ocorre a coleta automática de dados quando o Titular acessa o Sistema, através de cookies e outras tecnologias de extração automática de informações, para coletar dados técnicos dos Titulares de Dados de forma a viabilizar o funcionamento do Sistema e compreender como ocorre a navegação no Sistema, melhorando a experiência.
Na tabela abaixo destacam-se os dados, as finalidades legítimas, específicas e determinadas de tratamento bem como a base legal que justifica o tratamento:
| Dados |
Finalidade |
Base legal principal |
Cadastro de Usuários pessoa física no Sistema:
● Nome;
● E-mail institucional;
● Área;
● Cargo;
● Telefone;
● País de origem.
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1. Utilização dos dados pessoais para a autenticação e disponibilização de acesso ao Sistema;
2. Ativação do cadastro através de envio de link por e-mail;
3. Autorização de requisições de acesso pelos Usuários Responsáveis.
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Execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato
(art. 7º, V da LGPD)
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Cadastro de Usuários pessoa jurídica no Sistema:
● Nome do presidente
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1. Identificação de responsável legal.
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Execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato
(art. 7º, V da LGPD)
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Canal de suporte:
● Nome;
● E-mail;
● WhatsApp.
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1. Viabilizar atendimento de suporte aos Usuários através dos e-mails
atendimento@ethos.org.br, indicadores@ethos.org.br ou WhatsApp (11) 3897 2400.
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Legítimo interesse, conforme art. 7º, IX, c/c art. 10, I, da LGPD e,
quando necessário para a execução de contrato com o Usuário,
inciso V do art. 7º da LGPD.
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Disparo de informativos e convites por e-mail:
● E-mail.
O Titular de Dados Pessoais poderá optar por não receber mais comunicações
diretamente na opção de opt-out disponível no e-mail.
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1. Realizar comunicações sobre o Sistema;
2. Divulgação de novas campanhas do Ethos.
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Legítimo interesse, conforme art. 7º, IX, c/c art. 10, I, da LGPD.
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Chat Fale Conosco através do agente Copilot Instituto Ethos:
● E-mail;
● Nome;
● Sobrenome.
Caso os Titulares de Dados compartilhem outros dados pessoais e/ou documentos,
além dos solicitados, farão por decisão própria e livre.
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1. Viabilizar atendimento de suporte aos Usuários de maneira facilitada;
2. Compartilhar o registro do diálogo realizado com o chatbot com o Titular.
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Legítimo interesse, conforme art. 7º, IX, c/c art. 10, I, da LGPD.
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Dados coletados automaticamente através de Cookies
● Protocolo IP;
● Navegador Web;
● Dispositivo;
● Sistema operacional;
● Idioma.
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1. Viabilizar o funcionamento dos serviços do Sistema;
2. Coletar informações e gerar estatísticas de uso do Sistema;
3. Viabilizar pop-up de chatbot de atendimento “Fale Conosco”.
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Consentimento, em relação aos cookies não necessários (art. 7º, I, da LGPD) – localização;
Legítimo Interesse (art. 7º, IX, c/c art. 10, I, da LGPD) em relação aos cookies necessários.
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14.9. Considerando as opções de configuração dos questionários, as quais incluem guias temáticos como “Pesquisa de Diversidade, Equidade e Inclusão”, “Indicadores Ethos: Inclusão da Pessoa com Deficiência”, “Indicadores Ethos - Fórum LGBTI+ - Guia Temático para a Promoção dos Direitos LGBTI+”, e a utilização do preenchimento individual como eventual critério de aplicação, poderão ser tratados dados pessoais sensíveis.
14.10. Ademais, é possível que haja o tratamento de dados pessoais sensíveis informados voluntariamente pelo Titulares de Dados Pessoais através do chatbot “Fale Conosco” ou por meio dos canais de suporte. Assim, caso o Titular opte por, voluntariamente, informar algum dado sensível nessas circunstâncias (itens 14.9 e 14.10), o seu fornecimento implica na ciência dos termos desta Política e na concessão livre e inequívoca do consentimento do Titular de Dados Pessoais para o tratamento desses dados para as finalidades informadas.
14.11. Em relação ao tratamento de dados de crianças e adolescentes, o Sistema não coleta, de maneira consciente ou intencional, dados pessoais de menores de 18 (dezoito) anos, tendo em vista que os serviços do Sistema não são destinados nem dirigidos a menores de 18 (dezoito) anos. Caso seja encontrado ou identificado algum dado pessoal de menores de 18 (dezoito) anos no banco de dados do Instituto Ethos sem a devida autorização do seu responsável legal, esse será excluído de forma segura e definitiva.
14.11.1. Caso a Organização autorize o uso do Sistema por Usuário menor de idade, a exemplo de estagiário ou menor aprendiz, deverá pedir pelo menos a 1(um) dos pais ou responsável legal do menor que leia esta Política. O responsável deve estar ciente de que caso não concorde com esta Política, não deverá haver a utilização do Sistema pelo menor, sob pena de se considerar uma anuência tácita.
14.12. Compartilhamento de Dados com Terceiros. Para a realização e efetivação das finalidades descritas nesta Política, o Instituto Ethos poderá realizar o compartilhamento dos dados pessoais dos Usuários com outros agentes de tratamento de dados. Esse compartilhamento será sempre realizado em respeito aos princípios da boa-fé, finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas.
14.13. Poderemos compartilhar internamente os seus dados pessoais com pessoas cuja função dentro do Instituto Ethos exija o acesso a eles. Ademais, a utilização de operadores e/ou serviços de terceiros também pode levar ao compartilhamento dos seus dados pessoais, como por exemplo a utilização dos serviços de armazenamento em nuvem da AWS ou servidor de e-mails Locaweb e Microsoft Outlook.
14.14. Para viabilizar ações de engajamento e reconhecimento público relacionadas ao Sistema, o Instituto Ethos poderá compartilhar determinador dados pessoais de contato com consultores contratados. Em especial, é concedido acesso aos nomes, endereços de e-mail corporativo e números de telefone de representantes de empresas que participaram de edições anteriores. Tais informações são utilizadas exclusivamente com a finalidade de convidar as Organizações a participarem novamente da pesquisa, bem como para fins de comunicação e aplicação de entrevistas, quando previstas na metodologia.
14.15. Para a viabilização dos serviços do Sistema, o Instituto Ethos poderá compartilhar dados com subprocessadores e prestadores de serviços. Assim, poderão ser utilizados fornecedores de serviços externos para a gestão e manutenção do Sistema, para prover armazenamento em nuvem, para a realização de auditoria ou prestação de serviços jurídicos. Entre os processadores e serviços terceirizados contratados pelo Instituto Ethos, destacam-se:
- Hacklab - Serviços de Tecnologia em Informática LTDA (prestador de serviços de desenvolvimento e manutenção do Sistema);
- Microsoft Office 365 (provedor de hospedagem de e-mail e armazenamento em nuvem);
- I4D (prestador de serviços para o Dynamics CRM);
- Ethos Serviços (prestador de serviços responsável pelas entrevistas na metodologia de reconhecimento do Questionário).
14.16. O Instituto Ethos também poderá compartilhar dados pessoais do Usuário para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, em atendimento a ordens judiciais ou solicitações de autoridades públicas, nos limites da legislação aplicável e para atender aos interesses legítimos do Instituto Ethos ou de terceiros, observados os limites da legislação vigente e respeitados os direitos e liberdades fundamentais do titular dos dados.
14.17. Transferência Internacional de Dados. Qualquer compartilhamento de dados será feito sempre dentro dos limites e propósitos dos tratamentos descritos na presente Política, sendo possível a transferência internacional de dados quando houver a utilização de softwares e/ou servidores de terceiros que armazenam dados fora do país, como ocorre com a utilização dos serviços Microsoft Office 365.
14.17.1. Nesses casos, serão tomadas todas as providências e cuidados necessários para a proteção dos dados pessoais dos Titulares de Proteção de Dados, em observância aos dispositivos do Capítulo V da LGPD e à Resolução CD/ANPD n° 19, de 23 de agosto de 2024.
14.17.2. Eventuais informações adicionais sobre transferência internacional de dados podem ser obtidas em comunicação com o Encarregado de Dados do Instituto Ethos - 4S Advocacia - pelo e-mail atendimentoLGPD@ethos.org.br.
14.18. Segurança e Proteção de Dados. O Instituto Ethos adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais e garantir sua confidencialidade, integridade e disponibilidade. As plataformas utilizadas são protegidas por criptografia, e todos os procedimentos são continuamente aprimorados para garantir a segurança da informação contra ameaças virtuais.
14.19. O Instituto Ethos não divulgará, intencionalmente, os dados pessoais tratados, no entanto, o Titular reconhece, neste ato, que não há a possibilidade de segurança total na rede mundial de computadores,
principalmente com relação a invasões criminosas às redes seguras de dados por hackers, entre outros cenários de incidentes de segurança.
14.20. Apesar disso, o Instituto Ethos compromete-se a tomar as providências razoáveis para proteger e impedir o acesso não autorizado aos dados. Contudo, o Instituto não poderá ser sancionado pelos atos daqueles que porventura obtenham acesso não autorizado aos dados. Ocorrendo quaisquer incidentes de segurança que acarretem a exposição ou o acesso não autorizado de dados pessoais, será publicado um aviso informativo e/ou encaminhado um e-mail informando as circunstâncias do ocorrido. Serão cumpridas todas as obrigações legais e previstas nas regulamentações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
14.21. Uso de Cookies e Dados de Navegação. O site do Sistema do Instituto Ethos utiliza cookies e outras tecnologias de extração automática de informações para coletar dados técnicos dos Titulares de Dados e de seu dispositivo de acesso, como por exemplo a URLs de páginas de consulta/saída, sistema operacional do dispositivo, versão do dispositivo, dimensões de tela, device ID, preferências de local e idioma, outros números de identificação associados aos seus dispositivos e informações de configurações do Sistema, com o objetivo de ajustar e melhorar a sua experiência de navegação. Os cookies que eventualmente são utilizados pelo Instituto Ethos podem ser das seguintes categorias:
- Cookies necessários: quando essenciais para a correta execução das funcionalidades do Sistema, sendo indispensável para a sua utilização. Neste caso, são utilizados no intuito de atender aos interesses legítimos do controlador (Art. 7º, IX e art. 10, I da LGPD), tendo em vista que a não utilização desses cookies pode comprometer o seu funcionamento, já que serve para ajustar a imagem ao tamanho da tela, por exemplo.
| Cookies Necessários |
Domínio ethos.org.br:
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- Cookies de desempenho/analíticos: quando utilizados para coletar informações e gerar estatísticas de uso do site, por exemplo, quando há a utilização de ferramentas que indicam quais seções foram mais acessadas sem revelar necessariamente quais Usuários acessaram essas seções, mas apenas o seu IP. É o caso do Google Analytics, por exemplo. Também nesta hipótese, o Titular de Dados poderá optar por aceitar ou rejeitar os cookies, manifestando o seu consentimento (art. 7º, I da LGPD).
| Cookies de Desempenho |
Domínio azureedge.net:
- ● oc-cdn-public-sam.azureedge.net
Domínio google:
- ● www.google-analytics.com
|
14.22. É sempre possível ao Titular de Dados configurar a concessão de seu consentimento para os cookies que não sejam considerados necessários. O Titular de Dados também tem a opção de desativar cookies no navegador, embora isso possa impactar a experiência de navegação e alguns serviços.
14.23. Direitos dos Titulares de Dados Pessoais e Canal de Atendimento. O Instituto Ethos respeita os direitos dos Titulares de Dados Pessoais previstos no art. 18 da LGPD e garante, sempre que atuar como Controlador, que o Titular poderá solicitar a qualquer momento:
- Confirmação do tratamento dos dados: a confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;
- Acesso aos dados: o acesso aos seus dados pessoais tratados pelo Instituto Ethos;
- Correção de dados: a correção de seus dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Anonimização, bloqueio e eliminação dos dados: a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais considerados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;
- Portabilidade dos dados: a portabilidade dos dados pessoais para outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
- Oposição ao tratamento dos dados: a paralisação do tratamento e eliminação dos seus dados pessoais tratados com o seu consentimento, caso você, Titular, se oponha ao tratamento, a sua finalidade ou a forma que está sendo realizado. O tratamento será paralisado e os dados eliminados, exceto nas hipóteses em que o tratamento foi realizado com amparo em base legal diversa do consentimento;
- Informação sobre compartilhamento de dados: as informações a respeito de com quais entidades públicas e privadas é realizado o uso compartilhado de dados pelo Instituto Ethos;
- Informação sobre o consentimento: as informações a respeito da possibilidade de não fornecer determinados consentimentos e sobre as consequências da negativa;
- Revogação do consentimento: a revogação do consentimento quando esta for a base legal instituída.
14.24. Para dúvidas, solicitações ou esclarecimentos sobre o tratamento de dados pessoais, o Instituto Ethos disponibiliza o canal de atendimento com o Encarregado de Dados - 4S Advocacia - através do e-mail atendimentoLGPD@ethos.org.br.
14.25. Ao fornecer seus dados pessoais ao Instituto Ethos para os fins mencionados, o Usuário declara estar ciente dos termos aqui descritos e concorda com o tratamento de suas informações conforme estabelecido neste documento.
14.26. Divulgação do desempenho pelas empresas. As informações fornecidas pelo Usuário no Sistema são de sua responsabilidade e não são verificadas pelo Instituto Ethos na etapa de autodiagnóstico. A decisão de divulgar desempenhos obtidos cabe exclusivamente às empresas usuárias e aos fornecedores dos dados no processo de autodiagnóstico, sendo obrigatório informar, em espaço e tamanho visível ao leitor, que os dados são resultado de autoavaliação da empresa, devendo se responsabilizar pela veracidade das informações e isentar o Instituto Ethos em caso de questionamentos por terceiros.
15. Processo de verificação das informações
15.1. Caso a Organização tenha interesse, as informações fornecidas na etapa de autoavaliação poderão ser verificadas a partir da contratação de uma visita de verificação, a ser definida entre a Organização e o Instituto Ethos. Para saber mais detalhes e valores do processo de verificação, entre em contato pelo e-mail: atendimento@ethos.org.br.
16. Cancelamento
16.1. O Usuário pode solicitar ao Instituto Ethos, a qualquer momento, a exclusão de seus dados cadastrais e de sua Organização do Sistema on-line, enviando uma solicitação escrita para o e-mail atendimento@ethos.org.br, com o título "CANCELAMENTO - Indicadores Ethos" e, no corpo do texto, as seguintes informações: CNPJ da Organização, o nome completo do responsável, área, cargo, e-mail, telefone e o motivo de sua decisão.
16.2. O Usuário está ciente de que o uso do Sistema será suspenso em caso de desassociação, inadimplemento ou não renovação do termo de adesão do Programa de Desenvolvimento da Sustentabilidade na Cadeia de Valor. No caso do uso por Organizações não associadas ao Instituto Ethos, é reservado o direito ao Instituto Ethos de suspender a permissão de uso, caso a modalidade Uso Limitado deixe de ser vigente.
17. Disposições Gerais
17.1. Caso o Instituto Ethos deixe de exigir o cumprimento pontual e integral de qualquer das obrigações decorrentes desta Política, ou deixe de exercer qualquer direito ou faculdade que lhe seja atribuída, tal fato será interpretado como mera tolerância e não importará na renúncia dos direitos e faculdades não exercidos, nem em precedente, novação ou revogação de quaisquer cláusulas ou condições da presente Política que, para todos os efeitos, continuará em pleno vigor.
17.2. Caso qualquer cláusula ou condição desta Política seja reputada inválida ou ineficaz, permanecerão plenamente válidas e vinculantes todas as cláusulas e condições restantes, as quais deverão gerar efeitos em sua máxima extensão.
17.3. Esta Política apresenta os compromissos do Instituto Ethos ao disponibilizar o Sistema on-line e dá clareza às responsabilidades do Usuário. Ela poderá ser atualizada pelo Instituto Ethos sempre que necessário. A data da última atualização estará sempre indicada no início do texto.
17.4. Esta Política será regida e interpretada exclusivamente de acordo com as leis do Brasil. Qualquer reclamação, conflito ou controvérsia que surgir desta Política ou a ela for relacionado, inclusive que disser respeito a sua validade, interpretação ou exequibilidade, será solucionado exclusivamente na jurisdição brasileira, elegendo-se o foro da Comarca de São Paulo/SP, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado.